出版ERP在蘇州大學全面實施完畢

　　蘇州大學出版社使用的是原圣波的出版社網絡管理系統(tǒng)(按協議，版權在2004年已歸入我公司)，編印發(fā)是圣波系統(tǒng)，財務是另一家軟件商提供，這個項目的難點是要將兩套系統(tǒng)的數據合并在一起。

　　2007年3月中旬，蘇州大學出版社根據業(yè)務季節(jié)特點，決定在最好的時機實施出版社管理系統(tǒng)。雙方經過彼此進行密切溝通，制定了縝密的實施計劃，前期工作包括數據導入、初步核對都是在公司異地操作。四月中旬實施人員進駐蘇大出版社現場實施，通過現場實施首先要解決的是導入的數據在整個系統(tǒng)中能否順暢的流轉。經過對數據進行核對、加工和整理，實現了移植數據的成功運轉。接下來的任務是在新系統(tǒng)進行補單并同時測試流程，細化功能包括界面和操作修改。經過雙方共同努力，到5月底，編印發(fā)業(yè)務全部進入正常軌道，并通過新老系統(tǒng)一個多月的運行比對，各部門都對新系統(tǒng)十分信任，此時領導果斷決定停止使用舊系統(tǒng)，從6月開始正式啟用新系統(tǒng)。

　　編印發(fā)的實施，現場進行了一個半月，可以說在當時還是公司實施歷史上一個記錄。

　　后來應出版社的要求，對軟件系統(tǒng)又進行了一次較大的二次開發(fā)，大大改善了運行功能，并增加了物流系統(tǒng)的許多功能。

　　[項目報道]

　　蘇州大學出版社實施出版社管理系統(tǒng)效果顯著

　　開元時代2008年1月25日快訊：蘇州大學出版社實施出版社管理系統(tǒng)通過半年來的成功運行，取得了顯著效果。

　　蘇州大學出版社編印發(fā)使用的系統(tǒng)是原北京圣波公司(注：該公司業(yè)務于2004年5月并入本公司)的VF軟件，而財務卻使用了另外一家公司的軟件，一直兩邊不能共享，長期存在帳帳不符，帳實不符的問題，通過這次整合，實現了編務、出版、發(fā)行、財務一體化。

　　編務上解決了新老書號問題，同時解決了出版署上報問題，能夠自動生成出版署上報文件，總編室不再需要通過重新錄入上報書目內容，減少了勞動強度。

　　出版系統(tǒng)真正實現了材料管理、計價管理和印制管理的協調運作，增添了上報印制委托書功能，為出版部門提供了全方位的辦公方便。

　　特別是發(fā)行系統(tǒng)，靈活的數據導入導出，為出版社生成各種報告報表提供極大的方便，訂單的導入也為發(fā)行減輕了工作量，新的倉儲解決方案，大大改善了了發(fā)書、退書的運作流程，使工作效率提高60%，僅盤點這一項，就由原來的14天降到24小時，掃描槍(POS機)的接口的開發(fā)，不但使工作效率提高了，勞動強度降低了，而且也大大提高了各個環(huán)節(jié)的精準率，發(fā)錯書的情況減少了，相應的退書也減少了，出版社的效益也就不同程度的提高了。

　　初熟的果子―蘇州大學出版社管理信息系統(tǒng)項目實施側記(2007年11月)

　　2007年3月中旬，蘇州大學出版社根據業(yè)務季節(jié)特點，決定在最好的時機實施出版社管理系統(tǒng)。雙方經過彼此進行密切溝通，制定了縝密的實施計劃，前期工作包括數據導入、初步核對都是在公司異地操作。四月中旬實施人員進駐蘇大出版社現場實施，通過現場實施首先要解決的是導入的數據在整個系統(tǒng)中能否順暢的流轉。經過對數據進行核對、加工和整理，實現了移植數據的成功運轉。接下來的任務是在新系統(tǒng)進行補單并同時測試流程，細化功能包括界面和操作修改。經過雙方共同努力，到5月底，編印發(fā)業(yè)務全部進入正常軌道，并通過新老系統(tǒng)一個多月的運行比對，各部門都對新系統(tǒng)十分信任，此時領導果斷決定停止使用舊系統(tǒng)，從6 月開始正式啟用新系統(tǒng)。

　　蘇大項目采取業(yè)務和財務分步實施，所以接下來的重點就是財務部分。由于社里原來用的是通用財務軟件，紙張以及圖書都沒有明細賬，而我們新系統(tǒng)的規(guī)范是一書一賬，且細致到印次，所以初始的工作量非常大。明細都要以業(yè)務部門為準，但由于財務本身核算滯后以及很多歷史原因，業(yè)務和財務的賬并不能完全對上，所以要將差額找到，并進行處理。初始完畢后，賬務處理就完全按照新系統(tǒng)的規(guī)范走，財務所有的核算數據都來源于上游的業(yè)務部門，且可即時處理，解決以往滯后問題。但為了保持賬務的連續(xù)性，社里決定在接下來的賬務在新系統(tǒng)里核算，打出憑證后，在舊的財務軟件中手工錄入一遍。到明年年初啟用新系統(tǒng)，所有賬表都在新系統(tǒng)里實時產生。

　　蘇大是迪威奧特的第一個簽約客戶，蘇大出版社在各方面都給與很大的支持，在我們遇到問題時，蘇大出版社領導沒有簡單地選擇放棄，而且還鼓勵我們繼續(xù)堅持不懈，在項目實施過程中既高度支持，又耐心等待，可以說，我們系統(tǒng)是在蘇大出版社的懷抱里成長起來的，拿管理倉庫的沙老師的話來說：“你們這套軟件，就像童養(yǎng)媳一樣，沒長大就過門了，在我們這里從一個小丫頭變成了大姑娘，現在做了我們媳婦，就看會不會生孩子了”。

　　回顧歷史、總結經驗，我們邁出了第一步!該項目的順利實施得益于蘇大優(yōu)秀員工的積極配合、出版社領導的強力支持，公司各位工程師的汗水和智慧。信息化建設是‘一把手’工程，蘇大項目就是一個非常鮮活的案例，高社長在項目實施過程中出現的問題指示全社要先分門別類，弄清楚哪些是關系到流程的，哪些只是操作方面的。要先解決前者，不能不加分別地全部壓給實施人員。要確保軟件先流起來再細化。我們實施工程師在工作總結中這樣描述說：“高社在項目實施過程中穩(wěn)扎穩(wěn)打，分布實施的策略實在讓人折服”。

　　今年10月中旬，我們又派出工程師，對財務系統(tǒng)進行最后的跟蹤實施，我們盼望著編務、印制、發(fā)行、財務、社長系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)早日在蘇州大學出版社實現一體化運作。

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