鋼鐵企業ERP采購系統分析與流程設計

　　隨著中國在世界制造業中心地位的逐步確立，實施ERP無疑已經成為眾多制造企業提升經營管理效率的第一選擇。2001年國內鋼鐵行業中，寶鋼、濟鋼、承鋼、武鋼、首鋼、湘鋼等鋼鐵企業已成功實施了一期ERP，漣鋼，鞍鋼，韶鋼等鋼鐵企業都相繼著手策劃實施ERP。目前，這一趨勢以及ERP市場在中國的發展還有一段路程要走，主要是ERP的技術還沒有達到預期的目標。從價格角度講，這兩年EftP的rt服務商不斷增加，也使得價格競爭加劇，企業實施ERP 的成本降低，因此，ERP成為鋼鐵企業提高企業競爭力的重要途徑。

　　1.1韶鋼簡介

　　廣東省韶關鋼鐵集團有限公司(簡稱韶鋼)現有員工1.62萬人，在崗員工1.34萬人，專業技術人員4100人韶鋼從原材料進廠到成品出廠，經過礦石混勻、燒結、煉鐵、煉鋼、連鑄、軋材等多道主體工序，配套工序有煉焦、制氧、動力、熱電等。“九五”期間，韶鋼的基建技改投資規模達到了52億元，從 2000年開始，先后進行了大電爐、大高爐、大制氧、大轉爐、熱電工程、高線、爐卷、大燒結、大原料等十多個主體工程及二十多個配套工程的建設。

　　根據韶鋼整個業務流程以及采購管理需求的分析，現把韶鋼采購管理業務常規需求歸納如下：

　　1)請購單管理

　　2)備件、材料及辦公用品采購計劃管理

　　3)采購訂單管理

　　4)備件、材料及辦公用品的采購

　　5)備件進口業務處理

　　6)備件、材料退貨處理

　　7)合同評審流程

　　8)供應商選擇管理

　　9)采購報表

　　1.2 韶鋼設備備件公司簡介

　　韶鋼設備備件公司是韶鋼的專業采購管理部門。職責一是負責韶鋼所屬的基建、技改及小改小革工程設備的采購供應和管理工作;二是負責韶鋼社區范圍內的集團有限公司所屬各單位、各子公司及所屬單位生產及社區服務設施、公共設施的通用及非標備品備件，包括備件、機電產品、儀器儀表及配件、鐵路和汽車運輸設備和配件(包括工程機械)、通訊設備、醫療設備及零星固定資產等，這二塊的資金走向不一樣，特點也不一致。工程設備的采購資金是由集團公司投資，其特點是成套、金額大、一次性。備品備件的資金是由使用單位(各生產廠)承擔，其特點是零星、金額相對較小、長期性。

　　設備備件的采購管理隨著中國社會從計劃經濟向市場經濟的轉型并逐步成熟而發生了巨變，設備備件市場經歷了從賣方市場到買方市場再到交叉混合市場的變化。韶鋼設備備件公司面對來自生產備件和技改設備的雙重采購任務，如何規范、高效地切實履行好自己的職責，一直是采購管理部門不斷深入研究的課題。

　　2 采購管理系統的總體設計思想

　　2.1 系統需求

　　韶鋼在建立以Oracle 11i產品為核心的ERP系統以前，信息“孤島”林立導致數據采集的速度和一致性不能滿足企業的發展。

　　1)財務、生產和物流是鋼鐵行業運營的重要環節，也是韶鋼建立領先信息體系的首要需求。

　　2)韶鋼的第二項需求就是提高生產效率。

　　物流和營銷環節也是韶鋼關注的焦點。鋼鐵企業的銷售環節直接影響其生產策略和財務策略，同時也為企業制定階段性的戰略發展策略提供了依據。在企業的人事管理、信息交流、素質培訓等方面，韶鋼也急需強化，總之韶鋼的需求是多方面和全方位的。

　　2.2 系統功能模塊劃分

　　ERP系統以生產計劃流為主線，分物業管理、生產管理、庫存管理、采購管理、人力資源管理、帳務監管和系統管理7個子系統。各個系統既能獨立運行，又能組織一個大系統協同運行，子系統之間數據高度共享，其中采購管理系統不僅要能處理ERP主計劃提出的采購要求并及時反饋執行情況，還要提供對供需鏈管理的相關支持。采購過程中伴隨著相應的物流、資金流和信息流。

　　3 總體的業務需求

　　1)對于生產、維修以及辦公等需要的材料、備件、以及辦公用品，由需料單位直接在系統內提報需求計劃，以縮短溝通途徑，提高整個提報過程的效率，減少人丁重復丁作。采購部門的計劃員需針對月度需料情況進行計劃的平衡和匯總，形成物資的采購申請計劃。

　　2)對于不同的物資類別，以及不同的需求性質(如生產維修、大中修、項目等)必須有不同的審批路徑。

　　3)對于部分材料及通用備品備件采用庫存最大-最小計劃，記錄物料的最高最低儲備定額，有效控制庫存水平能夠查詢請購明細及匯總、庫存明細及匯總等信息。

　　3.1 設備備件公司備品備件采購業務流程調查

　　設備備件公司采購管理流程經過幾次的改造和優化，已經形成一個比較成熟和完善科學管理體系，并且采用了相對比較完善的計算機信息管理系統來完成采購任務，備件管理的全過程。原有的備件采購管理信息系統是由內部人員用Delphi 6.0自行開發，后臺數據庫用大型數據庫Oracle8i，軟件架構為C/S兩層模式，首先制造部門的計劃管理人員根據實際生產所需，在系統上申報所需物料，經過制造部門的相關審核人員審核后，計劃提交采購部門的主管，并會由系統產生物料相關的信息，例如：價格、庫存現有量、在途數量等，這些信息將提供給采購部門的計劃審批人員，為他們審批計劃提供相關的依據。經過審批的計劃，將會重新分配組合后，分發給相關的采購人員做采購計劃，再交給管理層審批，審批后，采購人員進行詢價、報價之后做采購申請，采購申請經管理層人員審批后，與供應商簽訂采購合同，物料到貨后，將在系統中做到貨的登記及驗收，驗收合格的物料將在結算員處做合同入庫和財務承付通知，同時，倉儲管理人員可以辦理倉庫的入庫和出庫手續。

　　在ERP項目中，業務流程的再造是重中之重，業務流程優化的核心思想是減少非增值活動，減少等待時間、減少重復工作、協調工作量，從而提高增值活動效率，主要依據以下思想和原則：

　　1)實現從傳統面向職能管理轉變為面向流程管理，將業務的審核與決策點定位于業務流程執行的地方，縮短信息溝通的渠道和時間，從而提高對顧客和市場的反應速度;

　　2)強調業務流程中每一個環節上的活動盡可能實現最大化增值，盡可能減少無效的或不增值的活動，例如去掉不必要的審核等，并從整體流程全局最優的目標，設計和優化流程中的各項活動;

　　3)要求業務流程之間盡量實現單點接觸，這不僅有利于流程通暢、責任明確，而且有利于提高內、外部顧客的滿意度;

　　4)在手工管理方式下，由于受到人的管理能力局限性約束，一般必須采用授權分工管理，授權分工管理必然會在一定程度上導致決策分散化，影響決策的有效性。因此，在建立新型“扁平化”組織運行模式時，重視現代計算機信息技術的應用，以便協調業務分散與管理集中之間的矛盾。

　　鑒此，業務流程重組的總體思路為：

　　1)實現從面向“職能”管理到面向“流程”管理的轉變;

　　2)從“流程”出發調整崗位職責、部門職責及績效考核指標;

　　3)明晰企業控制的三個層次：事先計劃、事中監控和事后分析。

　　國內的ERP項目有兩種實施方式：一是完全按提供商的產品流程改變企業的業務流程;二是按照企業原有的業務流程，由提供商定制開發。兩者各有利弊：前者能夠帶來先進的管理理念，但在具體的業務環節可能并不是非常適合企業的實際;后者雖然保證具體業務環節的應用效果，但有“墨守成規”之嫌。韶鋼ERP項目采用兩種方式相結合。

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　　　4 供應商管理

　　在一個管理先進的企業中，供應商被看作企業的一部分。模塊記錄了供應商的各種信息，包括供貨范圍、供貨能力、供貨質量以及與本企業合作的交易記錄以及一套完整的供應商評估流程，采用人工評分與系統自動評分相結合，合理公正地評估供應商。

　　5 采購結算

　　模塊包括采購統計、應付款管理和發票管理，可根據不同要求統計某段時期的采購情況，生成相應報表根據采購單制作相應付款計劃生成報表，財務處付款后自動修改供應商的付款記錄，這需要一個與專用財務軟件的接口。若款項完全付清，則對該采購單的跟蹤完成。發票管理包括發票登記和查詢。

　　6 系統設計的關鍵

　　建立合理的請購體系，提高效率采購計劃是根據采購申請制定的，生成采購申請有4種。

　　6.1 采購申請請購

　　在一個相對規范的采購部門里，所有采購業務均由分廠的計劃員提出內部采購申請，經主管部門審核后，由采購部門的計劃員匯總平衡后再生成采購申請，接到采購任務的采購員只需按照采購申請創建采購訂單，整個采購系統處于標準閉環狀態。

　　6.2 人工請購

　　在閉環ERP系統中，不應由手工錄人采購項目，但為實現靈活采購的目的，企業一般希望有人工請購功能以滿足實際需要。

　　6.3 MRP自動請購

　　生產上需要什么再買什么，不會增加庫存負擔，但無法滿足實際需要，等到生產計劃定好再采購，只會讓生產部門等待，資源利用率低，也會使預計交貨期延長，影響企業信譽，所以系統應能夠提前請購。根據歷史采購訂單提供的物料需求量、庫存系統提供的實際庫存量、采購單的在途中采購量和主生產排程等數據為依據，系統可計算出為滿足計劃生產所需的物料，生成請購建議，并以此作為采購計劃的依據物料采購公式：

　　采購數量=(需求數量-庫存數量-在途數量+生產預定數量)×安全系數

　　6.4 再訂購點法

　　對于易損常消耗件等輔料，通常用再訂購點法請購，它需要在物料文件中設定基本資料，如預設定訂購點、經濟訂購量及安全存量等數據。一旦總庫存量加上在途量等于或小于訂購點，則發出數量為經濟訂購量的采購申請。這種作法可以由ERP系統自動請購，它不像MAP那樣需要嚴謹的數據處理，但庫存量要正確，預設訂購點、經濟訂購量、安全存量等數據也要合理。

　　以上4種請購方式保證了物料需求量的完整性和實時性，是訂單生產式企業保證交貨期、控制成本的重要手段。

　　7 應用情況

　　該采購管理系統與ERP系統其它子系統實現了很好的集成，企業信息在各部門之間流通加快，數據充分共享，性能穩定、可靠，為韶鋼帶來了良好的經濟效益和社會效益。

　　設備備件管理的勞動生產率大幅提高，2005年韶鋼鋼產量350萬噸，從事設備備件采購管理人數60人，倉儲人員205人;2007年韶鋼鋼產量450萬噸，從事備件采購管理人數減少為40人，倉儲人員77人，而且已構建完成500萬噸規模的設備備件采購供應能力，同時業務范圍不斷擴大、延伸。如對外今年已經開展設備備件采購的電子商務，對內設備備件倉庫完成了集中管理，已經實行24h備件配送服務體系，設備備件隨時隨地直達生產現場。直接經濟效益：千元產值備件消耗從管理改革前的2005年的51元/千元產值，下降到2007年的35元/千元產值;備件庫存資金從2005年43000萬元降為2007年的39000萬元，每年降低庫存高達2000萬元。

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