企業(yè)ERP項目管理失控表現(xiàn)及控制點解析

　　黃尚這幾天煩躁得直想罵人，忙碌于四處救火的他差點處于崩潰狀態(tài)。黃尚是公司ERP項目實施負責(zé)人，他所負責(zé)的ERP項目正處于失控的邊緣狀態(tài)。項目計劃處于不受控狀態(tài)，上線時間無限期延期，成本超支，團隊成員心情浮躁，凝聚力低。他把自己困在煙霧彌漫的辦公室里，猛吸一口香煙，痛苦的雙手抱著頭，在思考著一個問題：ERP項目實施為什么會走到失控這一步?原因究竟是什么呢?

　　企業(yè)ERP項目管理失控的六種表現(xiàn)

　　實施ERP項目管理過程中，稍有不慎就容易失控主要表現(xiàn)在以下六個方面：

　　1、項目經(jīng)理不能掌控全局

　　項目管理thldl.org.cn常見的缺陷是缺乏大型ERP系統(tǒng)的實施經(jīng)驗，如果項目經(jīng)理缺少掌控全局的能力，再加上對企業(yè)管理理解有限，就容易不能清楚地界定自己的需求，所以ERP項目是否制定了明確有效的目標和范圍，是項目實施中的一大關(guān)鍵。企業(yè)總想花較少的錢辦較多的事，項目目標過大、過多、范圍過寬，而ERP項目本身是一個高風(fēng)險項目，過多的目標、過寬的范圍對駕馭控制項目都是極為重大的挑戰(zhàn)。

　　2、項目計劃執(zhí)行乏力

　　企業(yè)執(zhí)行ERP項目計劃往往朝令夕改，毫無確定性。其中重要的原因是企業(yè)往往低估了實施的難度，安排計劃不切實際，執(zhí)行過程中又嚴重缺乏執(zhí)行力度，往往計劃只具有理論上可行性，而一旦付諸實施，則不能被嚴格執(zhí)行。

　　3、人員流動大，人力資源管理失控

　　任何項目都需要人來做，而ERP項目更需要高素質(zhì)的人才參與。目前的大部分ERP項目過程中都會或多或少發(fā)生成員變動，甚至有的變動率超過百分之五十。面對煥然一新的項目組成員，將會對原有ERP項目產(chǎn)生很多問題，項目中人力資源的管理問題需要進一步得到解決。

　　所以，ERP項目人力資源管理就是在對項目目標、規(guī)劃、進展以及各種變量進行有序的分析、規(guī)劃基礎(chǔ)上，對項目過程中的所有相關(guān)人員給予有效的協(xié)調(diào)、控制和管理。同時，項目管理中團隊組建完成并不等于團隊建設(shè)的完成，團隊建設(shè)是伴隨項目團隊的整個生命周期的活動，團隊建設(shè)活動包括為提高團隊運作水平而進行的管理和采用的措施。

　　4、時間管理嚴重滯后和失控

　　實施ERP是個龐大的管理和系統(tǒng)綜合性項目，過程控制主要是體現(xiàn)在項目實施過程中的時間控制。

　　包括控制項目實施過程中各階段投入的各種資源和達到的目標所用的時間，使之盡可能達到項目實施計劃要求。當(dāng)一個切實可行的總體實施計劃和目標被制定和批準以后，如何監(jiān)督和控制就成了一個重要的問題。根據(jù)在許多項目中的實施的經(jīng)驗，基本上可以這樣講，很少有一個項目是完全按照實施計劃預(yù)定的時間來進行的，所以高效的時間管理就顯得非常重要。

　　5、項目成本管理失控，嚴重超出預(yù)算

　　項目成本是評價一個項目是否成功的一個關(guān)鍵因素，所以成本的變化將直接影響項目的成功。因此，ERP實施的關(guān)鍵問題就在于如何有效的在預(yù)期成本下達成預(yù)期目標。往往的情況是項目經(jīng)理在開始不注重有效控制成本，而到項目實施一段時間之后，發(fā)現(xiàn)項目預(yù)算已經(jīng)不能保證項目的完成了，或者半途而廢，或者追加投入，而追加投入又會遇到企業(yè)資金是否充足的影響。所以我們建議在項目開始之前一定盡量準確的做出項目預(yù)算，避免在途中因資金影響項目進展。方法是分階段進行成本評估，當(dāng)每個階段都能夠在成本控制范圍之內(nèi)，那么最終的項目一定保證在成本范圍內(nèi)成功，當(dāng)出現(xiàn)項目費用超出預(yù)算成本的時候要及時調(diào)整，確保總體成本控制在范圍之內(nèi)。

　　6、未能有效進行風(fēng)險控制

　　實施ERP的風(fēng)險控制可以分為四個步驟：識別風(fēng)險、衡量風(fēng)險、管理風(fēng)險、監(jiān)控項目進程與狀態(tài)。識別風(fēng)險主要的工作是確定可能影響項目實施的風(fēng)險并記錄風(fēng)險的特征。在識別風(fēng)險的同時，需要辯證地分析其負面效應(yīng)和正面效應(yīng)。衡量風(fēng)險主要是對識別的風(fēng)險進行評估，確定風(fēng)險與風(fēng)險之間的相互作用以及潛在的一系列后果，同時還需要確定風(fēng)險的重要性和處理風(fēng)險的優(yōu)先次序。

　　管理風(fēng)險是風(fēng)險控制中最為直接，也是最為關(guān)鍵的一個步驟。在管理風(fēng)險過程中，需要對風(fēng)險的正面效應(yīng)(即潛在的機會)制定增強措施，對風(fēng)險的負面效應(yīng)(即可能的威脅)制定應(yīng)付方法。對于不同的風(fēng)險，需要根據(jù)其重要性、影響大小以及已經(jīng)確定的處理優(yōu)先次序，采取相應(yīng)的措施加以控制，對負面風(fēng)險的反應(yīng)可以是盡量避免、努力減小或設(shè)法接收。ERP幾乎是與失敗陰影伴隨而生的，沒有一個企業(yè)希望這個陰影降臨在自己頭上。因此，必須重視強化實施過程中的項目風(fēng)險管理。

　　高效ERP項目管理精要

　　根據(jù)筆者多年實施ERP的經(jīng)驗，無法正確認知ERP和界定ERP項目管理中的主要內(nèi)容成為眾多ERP項目失敗的誘因。ERP項目具有項目管理的一般內(nèi)容，諸如目標、范圍、進度、預(yù)算、風(fēng)險、質(zhì)量等內(nèi)容。

　　項目管理是ERP項目的核心，一般都強調(diào)對項目計劃、成本、風(fēng)險、資源等幾大要素的良好控制與預(yù)防。這幾點只要是項目經(jīng)理都知道，可項目結(jié)果卻千差萬別，所以提高ERP項目管理水平迫在眉睫。

　　針對如何做好ERP項目管理，應(yīng)確立整體規(guī)劃，分步實施的原則。為了達到項目實施后的預(yù)期成果和目標，應(yīng)對ERP項目所有方面進行計劃、組織、管理和監(jiān)控。筆者認為從以下幾個方面來展開：

　　第一，首先將項目按階段劃分成幾大環(huán)節(jié)，如項目準備、項目啟動、需求分析、系統(tǒng)建立、正式上線、輔助運行等。如果要想深度管好一個ERP項目，每一大環(huán)節(jié)需要做哪些事要盡量細化，僅僅是一些大的原則是不夠的，還有很多要考慮的問題。

　　盲目的開端必然注定著悲劇性的結(jié)果。在項目開始前的準備工作非常重要，不能過于隨意，否則整個項目的進程將會受到很大的影響，挽回難于登天。

　　第二，第一步的基礎(chǔ)上將所有問題列成清單，每一個問題都必須要有相應(yīng)的應(yīng)對方案。例如在項目開始時對企業(yè)的整體需求和期望作出分析和評估，并據(jù)此明確ERP項目成果的期望和目標。在明確企業(yè)期望和需求的基礎(chǔ)上，定義ERP項目的整體范圍。根據(jù)項目期望和目標以及預(yù)計項目的實施范圍，對企業(yè)自身的人力資源、技術(shù)支持等方面作出評估，明確需要為配合項目而采取的措施和投資的資源。最后針對項目時間、進度、人員等作出總體安排，落實和執(zhí)行此計劃。

　　有位管理大師說過，項目成功管理者必須做好三件事情，就是確定，分配和追蹤任務(wù)。簡單來說，ERP項目管理也可以概括為這三個方面：將一個大階段分成多個小階段，按照每一個小階段進行時間計劃;監(jiān)督和控制每一個小階段的時間計劃可行性，監(jiān)督和控制按照計劃的資源投入;監(jiān)督和控制問題的發(fā)生，分清責(zé)任者，并且監(jiān)督和控制調(diào)整的措施及其執(zhí)行情況。

　　成功ERP項目管理的關(guān)鍵控制點

　　一個ERP實施項目牽涉的面很廣。從大的方面說，包括軟件、硬件和服務(wù)，是一個浩大的系統(tǒng)工程。從小的方面說，項目的計劃、組織、資源調(diào)配、控制和協(xié)調(diào)，都是項目成功不可缺少的條件。這里分享幾個值得注意的關(guān)鍵控制點和經(jīng)驗。

　　1、制定項目時間表的重要性

　　ERP實施是一個長期的項目，在此過程中會涉及到各種資源，也會涉及到任務(wù)的分解，而且大部分事情都有一個先后次序的要求，因此時間的分配和控制必須制定好。而實際操作中，常常會出現(xiàn)一味在項目進度計劃時求快，甚至是刻意追求某個具有特殊意義的日期作為項目里程碑，將對項目的控制造成很大壓力。

　　另一方面，事實上很多項目的失敗，正是起因于項目進度出現(xiàn)拖延，而導(dǎo)致項目團隊士氣低落，效率低下。因此，ERP項目實施的時間管理，需要充分考慮各種潛在因素，適當(dāng)留有余地;在執(zhí)行過程中，應(yīng)強調(diào)項目按進度執(zhí)行的重要性，在考慮任何問題時，都要將保持進度作為先決條件;同時，合理利用趕工及快速跟進等方法，以充分利用資源。

　　2、人力資源的重要性

　　ERP項目的成功實施當(dāng)然離不開人力資源的保障體系，在人力資源方面企業(yè)內(nèi)部應(yīng)該成立一個自上而下的項目組織。項目的人力資源管理，首先是明確每一項任務(wù)由哪些人來完成，在此基礎(chǔ)上形成項目的人力資源矩陣。

　　有一句大白話，一切問題最終都會歸結(jié)到人上。可見ERP項目實施過程中的人力資源管理是多重要。因此，實施團隊的好壞是項目實施成敗的關(guān)鍵。在一個ERP項目中，30%的時間和精力在做技術(shù)，70%時間是花在做人的工作上，所以人力資源管理是ERP項目管理中的核心部分，我們在做項目時萬萬不可小視。

　　3、接下來就是項目的內(nèi)在部分：項目的質(zhì)量管理。

　　一般來說，達到目標要求并超出目標期望，這就是項目的質(zhì)量要求。通俗一點說，我們經(jīng)常說項目的高質(zhì)量實施，就是對滿意度的實施。

　　如何才能達到高滿意度?其實這是一個很難界定的標準。筆者認為，首要的前提是對項目的目標/需求范圍有一個清晰的界定，這是談項目實施高質(zhì)量的前提。在此基礎(chǔ)上，才是企業(yè)對產(chǎn)品滿意，產(chǎn)品包含軟件本身，以及軟件技術(shù)。然后是對實施顧問和實施過程的滿意。產(chǎn)品、技術(shù)、實施，三個方面構(gòu)成ERP實施項目質(zhì)量的范圍和具體內(nèi)容。我們需要在這三個方面采取措施建立質(zhì)量監(jiān)督措施，加強質(zhì)量的控制。

　　4、獎勵機制的建立

　　ERP項目實施是一個龐大的系統(tǒng)工程，可謂牽一發(fā)而動全身。實施小組成員在完成已有任務(wù)的同時，無形中又增加了學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、討論、分析與收集資料、整理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、規(guī)范流程與數(shù)據(jù)等許多工作。因此，必須建立起一套行之有效的獎懲機制，才能有效調(diào)動起實施人員的積極性。在適當(dāng)?shù)臅r候，項目領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)對有突出貢獻的人和部門給予特別嘉獎。

　　5、項目的風(fēng)險管理

　　為什么擺在最后，是因為以上各個因素都存在著大量的不確定性。范圍不確定，時間不確定，人力資源變更，質(zhì)量問題等等都會影響到項目目標。而項目的風(fēng)險管理，就是要對以上項目的因素存在的不確定性進行管控。具體來說，就是采取規(guī)避、轉(zhuǎn)移、接受、利用等等方式，排除對項目目標實現(xiàn)的不確定性，進而保證項目的有序進行。風(fēng)險管理一直是ERP項目管理中的重點和難點問題。簡單說，項目風(fēng)險管理就是對ERP實施過程中存在的各種項目重大要素諸如范圍、時間、人員等進行管理。

　　從ERP項目立項開始，項目管理是否失控是所有項目經(jīng)理的心頭之痛。ERP項目實施過程中，所有的因素都有可能使ERP不斷改變，如果不能有效處理這些變更，項目計劃必將會一再調(diào)整，交付日期也會隨之一再拖延，項目成員的士氣也將越來越低落，這些都將直接導(dǎo)致ERP項目成為沙堆危樓。而所有這一切，決定了項目管理者必須擁有高超的管理技巧。

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