化解ERP風險 企業須制定內部控制策略

　　“工欲善其事，必先利其器”。通過ERP系統的實施，一方面，可以固化企業內部控制制度與流程，為企業帶來巨大的管理提升和經濟效益;另一方面，我們也要充分認識到ERP系統自身所帶來的風險。針對這些風險，研究和制定ERP環境下企業的內部控制策略，是商業企業經營管理中重要的一環。

　　實施ERP系統后，企業所遇到的業務風險一般來自4個方面：業務流程、應用架構、數據質量和技術架構。其中，業務流程的轉變對企業內部控制的影響最大，對企業內部管理和財務方面的監控提出了新的要求，這方面的風險特征相比過去發生了根本性的變化。例如，在ERP系統中，通過對手工流程的機器處理，審批處理自動化等，進一步增強了完成各種業務流程的效率。但是，在新的業務執行環境中，這些審批處理自動化方法將改變企業內部原有的一些風險特征，這時相應的內部控制體系就需要重新評估和設計。這樣一來，一方面導致企業所處的內部風險環境發生了變化，過去手工狀態下的控制風險，由于ERP系統的引入而變得更加復雜;另一方面，ERP系統的實施需要對原有的業務流程進行優化和設計，改變了企業的組織結構。值得注意的是，在ERP系統實施過程中，某些二次開發工作會削弱系統中已經設置好的控制，從而產生新的風險，這時必須用手工控制來彌補。

　　由于不同系統的數據格式可能完全不同，為了實現數據的傳遞，就需要進行一系列的轉換。這就要求針對不同的技術平臺和特點開發不同的接口，這些接口會產生新的控制方面的問題和風險。另一方面，許多企業在實施了ERP系統后，陷入了用戶訪問方面的問題。比如，如果訪問權限開放給不應該擁有訪問權限的個人或團體，它將極大地提高數據遭到破壞的風險。缺乏對這類用戶權限的有效控制，會降低那些敏感交易的安全性。所以，用戶訪問對敏感交易的訪問需要通過有效地控制，例如責權分離的原則加以限制。很少有企業用一個系統將企業所有的數據和流程都管理起來。所以，ERP系統和其他系統之間的接口是實現不同系統間數據互聯互通的必需。如ERP與物業管理軟件的聯接、與物業管理財務收費的聯接、與租售軟件的聯接、與電氣抄表系統的聯接等等。這些位于不同系統之間的接口是一個重要的風險區域。

　　另外，需要說明的是，企業在實施ERP系統之前，要先根據“成本――效益”原則對是否使用ERP系統進行權衡。

　　二、建立完善的業務控制流程

　　商業經營企業的經營管理，涵蓋了經營、物業、裝修、營銷策劃和推廣、廣告、旅游、網絡信息和結算中心等公司或部門，涉及的業務包括商鋪銷售、商鋪租賃、經營管理、物業管理、策劃推廣、裝修、廣告、旅游、展覽、網絡信息、收款結算等方面。

　　按照其業務范圍不同可分為：財務部、人力資源部、行政部、物業部、客服中心、工程部、裝修部、保衛部、消防中心、車場部、銷售部、租賃部、營銷策劃推廣部、旅行社、信息部等。

　　從組織層面上，商業經營企業一般按照業務類別分別成立由企業集團統管下的子公司，它們具備法人資格，應實行獨立核算。在業務層面上，各公司之間有各自管轄的業務范圍，經營公司負責商業的經營管理、物業公司負責商業物業管理、裝修公司負責商業物業的裝修工程、廣告公司負責商業宣傳策劃和推廣、旅游公司負責旅游推廣接待、信息公司負責網絡信息、結算中心負責網銀結算等等。它們之間各負其責、互相聯系、相輔相成，所有的業務發生均按照相應的業務流程嚴格控制。

　　在業務控制中，最關鍵的是一項經濟業務的全過程，或者全過程中幾個重要環節，不能由一個部門或一個人自始至終包辦完成，而應由幾個相對獨立的人員或部門分別完成。這不僅有利于實行專業化，提高工作效率，而且可通過相互問的聯系、協助、適應和接續，便于互相監督、檢查、協調和互相制約。

　　1.建立內部牽制的原則主要有：

　　(1)業務批準與業務執行相分離;

　　(2)業務的執行職能與業務的檢查職能相分離;

　　(3)業務的執行與業務的記錄相分離;

　　(4)會計和出納不能一人兼任，出納人員不得兼管稽核、會計檔案保管和收入、費用、債權債務賬的登記工作;

　　(5)單位預留銀行印鑒不少于兩個，其保管不能由一個人保管，出納保管支票而不能兼管預留印鑒;

　　(6)支票、發票和收據的領購、使用和核銷都要有完整的記錄。

　　2.根據內部牽制制度，審批業務主要從以下幾方面進行控制：

　　(1)預算執行的約束。

　　(2)合同的約束。

　　(3)程序手續的審批。一般審批程序為：經辦人、經辦部門、財務總監、副總經理、總經理、董事長。如果為工程項目的，應經審價部或結算部審定結算價，再按程序報審批;如果為商鋪調鋪、轉名、退鋪或裝修等事項，應經租賃部、物業部、裝修公司、財務部和法律部審核意見，再按程序報審批。

　　(4)開支審批權限控制。例如規定：所有經濟業務的開支金額如果超過5萬元，必須呈報集團公司財務總監和董事長審批;如果按合同約定支付款項且合同已經批準的，須呈報集團財務總監審批;費用報銷超1萬元的報集團財務和集團領導審批;1千元至1萬元的由總經理審批。

　　三、加強采購內部控制管理

　　商業經營企業各種辦公用品、工程物料、維修物料的使用量非常大，為從源頭杜絕不合理的采購，節約成本，提高透明度，應從以下幾方面進行有效控制：

　　1、采購管理制度。加強采購內部控制制度建設，使采購管理工作的程序、方法、要求等制度化、規范化，保證采購管理工作有章可循、有據可依、規范有序，制定采購管理制度。

　　2、成立專職的采購部。由采購部負責日常采購業務和采購的管理工作。

　　3、貨比三家。例如，固定資產類的采購超過1萬元，工程裝修辦公等業務采購超過2萬元，都要進行貨比三家。

　　4.加強采購信息管理、提高透明度、建立供貨商檔案。定期更新和隨時更新商品價目，與供貨商保持良好的合作關系，使采購做到公開和透明。

　　5、實行采購招標。當制定年采購預算或進行金額比較大的采購時，采用采購招標進行采購，通過規模效應以達到采購成本最低、效益最大化。

　　6.采購申購審批。部門提出申請，報行政部報價和詢價，審價部或結算部進行審價或結算，財務部審核，總經理審批，超過一定金額的事項要報集團批準，最后采購部進行采購。

　　7.月采購計劃和調配措施。實行月采購計劃申報并由相關部門進行會審，同時考慮能否進行調配使用，可使實現資源共享、效益最大化。

　　8.建立采購倉庫會計系統。它是指為了匯總、分析、分類、記錄、報告采購倉庫交易活動而建立的方法和記錄。一個有效的采購倉庫會計系統應能做到以下幾點：

　　(1)確認并記錄所有真實的采購交易活動。

　　(2)及時且充分詳細地描述交易。

　　(3)準確計量交易的價值。

　　(4)確定交易發生的期間，并記錄在適當的會計期間。

　　(5)在報表中適當表達交易相關事項。

　　(6)及時與財務會計系統進行對賬。

　　四、經營推廣活動的內部控制管理

　　要成功管理一個大型的商業企業，其營銷策劃推廣活動是非常重要的。要保證這些活動能順利進行，必須要有完善的控制管理措施作保證。這些控制措施主要有：1.制定推廣活動的計劃;2、制定推廣活動的開支預算;3、要有部門的分工與合作;4.實行總負責制，層層分管負責，責任明確到人;5、制定緊急應急方案;6功Ⅱ強與政府相關部門的溝通與合作，如與公安、消防等部門的通力合作。

　　總之，有效的內部控制工具和制度的結合與實施，是商業經營企業進行會計信息質量控制、資產安全控制以及經營績效控制的保證，它為公司業務的正常開展和核心競爭力的培育起著直接的作用。

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