outlook 使用中的幾個技巧

outlook 使用中的幾個技巧

　　電子郵件比特快專遞和郵寄要快得多，一般幾分鐘或幾個小時就可到達。與郵局、特快專遞和傳真相比大大地節(jié)約了費用。因此，越來越多的人開始選擇使用電子郵件與別人進行聯(lián)系和交流，以提高實際的工作效率。但不可否認的是，我們在享受電子郵件給我們帶來迅速方便的同時，也或多或少地受到一些困惑，例如發(fā)送大容量信件的時候，速度非常緩慢，或者根本無法直接發(fā)送大容量信件。對這樣的問題，我們該采取什么辦法，來盡量提高大容量信件的發(fā)送速度呢？下面筆者就把自己在實踐中的一些使用技巧整理成文，僅供大家參考。

　　一、讓普通郵件成為掛號信

　　如果待發(fā)的大容量信件非常重要，而且要在指定的時間內(nèi)發(fā)送給接收者，單純發(fā)一封普通的信件說不定還不能達到目的，由于目前網(wǎng)絡帶寬的問題，信件丟失是一件很正常的事情，那么如何才能確保重要信件準確地被傳送到收件人手中呢？有人通過重復寄發(fā)，利用不同的信箱寄發(fā)等方法來實現(xiàn)，但這樣的方法效率很低。現(xiàn)在Outlook升級以后，我們就可以把普通郵件變成掛號信了，從而可以準確高效地把信件發(fā)送到對方手中。其具體的實現(xiàn)步驟為：首先打開Windows Me中的Outlook啟動界面，接著用鼠標單擊菜單欄中的工具菜單項，并從彈出的下拉菜單中選擇選項命令，在彈出的選項對話框中選擇“回執(zhí)”標簽，接著我們就可以看到一個與回執(zhí)有關(guān)的標簽界面，在該界面中我們可以發(fā)現(xiàn)，回執(zhí)功能只有在對方收到了我們的郵件并打開以后才發(fā)揮作用，如果我們發(fā)出的郵件有回執(zhí)要求，對方即可作出相應的答復。這就類似于我們寄發(fā)了掛號信，要收信人看信并簽字畫押后再寄回回執(zhí)。只要收到回執(zhí)，就說明自己的郵件已經(jīng)送達并且對方已經(jīng)看到了，至于具體的回復與否就看郵件的具體內(nèi)容、要求和對方的理解了。

　　二、自動添加地址

　　通訊簿可大大提高郵件地址輸入速度和準確性，為此，Outlook Express可將地址加入通訊簿。如果我們要有選擇地進行添加，可打開收到的郵件，用鼠標單擊“工具”→“將發(fā)件人添加到通訊簿”。

　　如果你要對所有回復郵件地址進行添加，只需單擊“工具”→“選項”命令，選中“發(fā)送”選項卡中的“自動將我的回復對象添加到通訊簿”，此后所有通訊簿中沒有的E-mail地址均被加入通訊簿。

　　三、選擇出口速度快的ISP

　　我們在發(fā)送郵件時，可以在任何一臺連接到因特網(wǎng)上的主機上進行，不過因特網(wǎng)上每臺主機訪問和瀏覽信息的速度都不相同，如果我們連接到的ISP出口帶寬比較寬松，那么所有連接到該ISP上的主機訪問信息的速度就可能很快，相反如果計算機是與一家出口速度很慢的ISP連接的，那么使用這臺計算機來發(fā)送信件或者是進行其他形式的訪問時，速度將很緩慢。

　　四、最好使用ISP郵箱發(fā)送大容量信件

　　由于大容量信件發(fā)送的時間可能會很長，如果使用一家免費電子郵件來發(fā)送大容量信件時，可能需要花費很長的時間才能完成，一旦在郵件發(fā)送的過程中遇到信息堵塞的情況時，就可能發(fā)送不出去，這樣就有可能使已經(jīng)發(fā)送出去的信息也“一同無效”。那么怎樣才能有效地防止大容量信件在傳送的過程中出現(xiàn)中途掉線現(xiàn)象呢？一般來說，我們在發(fā)送郵件時，可以將發(fā)送信件的服務器設置為自己的ISP的郵件服務器，這樣我們就可以確保大容量信件能直接快速地被傳送發(fā)件服務器上，然后再通過發(fā)件服務器把郵件轉(zhuǎn)發(fā)到指定的信箱中，筆者經(jīng)過試驗發(fā)現(xiàn)，這種方法能明顯改善發(fā)件速度。

　　五、將大容量信件進行壓縮

　　在帶寬一定的情況下，傳送的信息容量越小，傳輸?shù)乃俣染蜁�越快，反之如果發(fā)送的郵件信息量越大，發(fā)送和接收郵件的時間就越長，且每個郵箱的最大容量可能還會受到限制，因此在發(fā)送之前最好將郵件壓縮。我們可以先用WinZip等壓縮軟件對郵件的附件進行壓縮，然后把壓縮后的附件按照常規(guī)的方法發(fā)送出去。

　　六、拆分大容量信件

　　如果大容量信件在用專用的壓縮軟件壓縮之后仍然很大，這時可以將大容量信件進行拆分處理，讓一個郵件分解成幾部分傳送出去，以防止傳送時前功盡棄。在拆分時，我們既可以使用諸如FileSplit的專用工具來將大件分割成小的郵件分期發(fā)送，也可以使用Outlook Express中的內(nèi)置分割功能來實現(xiàn)拆分功能，具體操作方法是：在郵件收發(fā)界面中，用鼠標依次單擊菜單欄中的“工具”/“帳戶”命令，然后選擇“屬性”命令，隨后程序?qū)⒊霈F(xiàn)一個屬性對話框，在該對話框中選擇“高級”標簽，并在該標簽下選擇“發(fā)送”下的拆分郵件，并設置好拆分的最小單位，這樣就可以實現(xiàn)在發(fā)送大容量信件時分批將郵件發(fā)送出去的功能了。

　　七、盡量使用文本方式來發(fā)送信件

　　如前面所述，由于網(wǎng)絡傳輸速度很慢，發(fā)送大容量信件不是一件容易的事情，可能會出現(xiàn)掉線的現(xiàn)象。為了避免這種麻煩，我們在編寫郵件時，應該采取文本方式，盡量縮寫郵件尺寸的大小。設置郵件的發(fā)送格式時，我們可以按照如下步驟來實現(xiàn)：首先打開郵件收發(fā)程序，用鼠標依次單擊菜單欄中的“工具”/“選項”命令，在彈出的對話框中選擇“發(fā)送”標簽，在隨后出現(xiàn)的標簽頁面中，將“郵件發(fā)送格式”選項選中就可以了。

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